Suporte SEI – Convite – Minicurso “É hora do bizú”.

MINICURSO SEI PRESENCIAL – É HORA DO “BIZÚ”

É com imensa alegria que comunicamos aos colegas servidores da UFCG (campus sede) que estaremos disponibilizando um minicurso presencial no período de 23 a 27 de julho, batizado como “É hora do bizú”. O nome escolhido faz jus ao objetivo precípuo da atividade, cujo foco será dirimir questões pontuais e objetivas que são encaminhadas diuturnamente ao Suporte SEI, bem como, apresentação e sugestão de aplicação de ferramentas que facilitam o dia a dia de uso do sistema SEI no âmbito da UFCG.

O minicurso terá carga horária de 4 horas/aula e será ministrado por Servidores do Suporte SEI no Laboratório do LAEG (Centro de Humanidades). Para participar, deverá o interessado preencher os seguintes requisitos:

Serão ofertadas inicialmente 150 vagas, distribuídas em 5 turmas de 30 alunos (conforme quadro abaixo):

Para se inscrever, deverá o interessado preencher o formulário de inscrição disponível em https://suporteseiufcg.vpeventos.com/ impreterivelmente até o dia 20/07/2018. Como informado, as vagas são limitadas aos 150 primeiros que se inscreverem sendo estas geridas pelo próprio sistema, automaticamente.

O Suporte SEI-UFCG coloca-se à disposição para quaisquer esclarecimentos que se façam necessários, respondendo prioritariamente às demandas encaminhadas para o e-mail sei@ufcg.edu.br ou através do ramal 1994.

Suporte SEI – Comunicado – Ferramenta para inclusão de novos processos no SEI-UFCG.

Pautados na necessidade de contínua atualização das rotinas e incessante busca de melhora nos parâmetros referenciais, o Suporte SEI-UFCG vem perante a comunidade acadêmica, informar da disponibilização de uma nova ferramenta para solicitação de inclusão de novos processos eletrônicos.

Por meio de um simples clique no ícone “Solicitação de novo tipo de processo”, poderá o requerente (Servidor da Instituição) fazer a solicitação de inclusão, bastando para tanto, preencher as informações adequadamente. O Suporte SEI, por seu turno, fará a avaliação técnica e encaminhamentos necessários para que a demanda seja equacionada e o novo tipo de processo seja inserido o mais rápido possível!

Figura 1: Destaque para ícone “Solicitação de novo tipo de processo”.

Desta forma, esperamos aumentar o leque de processos disponíveis no SEI de forma austera, seguindo rigorosamente a classificação dos tipos processuais e a almejada manualização das rotinas, primando pela eficiência e celeridade no manejo das tarefas.

Reiteramos que informações pormenorizadas quanto à instrução dos processos são de responsabilidade dos setores competentes, cabendo ao Suporte dirimir questões técnicas correlacionadas ao uso e aplicação do SEI.

O Suporte SEI-UFCG coloca-se à disposição para quaisquer esclarecimentos que se façam necessários, respondendo prioritariamente às demandas encaminhadas para o e-mail sei@ufcg.edu.br.

Suporte SEI – Comunicado – Novos Processos Eletrônicos.

Comunicamos que novos processos poderão ser gerados via SEI a partir do dia 01/07/2018, permanecendo disponível a abertura em meio físico, excepcionalmente, até o dia 31/07/2018. Os processos são os ilustrados abaixo:

Processos de Competência da PRGAF – Pró-Reitoria de Gestão Administrativo-Financeira:
1. Material: Processo de Pagamento (Consumo);
2. Material: Processo de Pagamento (Permanente).

É válido ressaltar que informações pormenorizadas quanto à instrução dos processos são de responsabilidade dos setores competentes, cabendo ao Suporte SEI dirimir questões técnicas correlacionadas ao uso e aplicação do SEI.

Além disso, você pode acessar a “Base de Conhecimento” do processo seguindo os passos abaixo:

  1. Clique no ícone “Base de Conhecimento” 
  2. A seguir, clique no ícone em destaque 

Reiteramos que para fins de reciclagem e manutenção do conhecimento do sistema, manteremos amplo material de suporte na página do SEI UFCG e nas mídias sociais do Suporte SEI. Além disso, a Escola Nacional de Administração Pública (ENAP) dispõe de curso do SEI na modalidade EaD, bastando que o interessado navegue até a seção “Documentos, informação e conhecimento” por meio do link https://evg.gov.br/catalogo#inicio-listagem-cursos e faça a sua matrícula.

O Suporte SEI-UFCG coloca-se à disposição para quaisquer esclarecimentos que se façam necessários, respondendo prioritariamente às demandas encaminhadas para o e-mail sei@ufcg.edu.br.

Suporte SEI – Comunicado – Novos Processos Eletrônicos

Comunicamos que novos processos poderão ser gerados via SEI a partir do dia 04/06/2018, permanecendo disponível a abertura em meio físico, excepcionalmente, até o dia 30/06/2018. Os processos são os ilustrados abaixo:

Processos de Competência da PRPG – Pró Reitoria de Pós Graduação e iniciados por meio do “Módulo de Peticionamento” (Necessário cadastro prévio como usuário externo):
1. Assistência Estudantil: Auxílio Financeiro para Participação em Evento no Exterior;
2. Assistência Estudantil: Auxílio Financeiro para Participação em Evento no País;
3. Assistência Estudantil: Auxílio Financeiro para Pesquisa de Campo/Coleta de Dados;
4. Assistência Estudantil: Auxílio Financeiro para Treinamento;
5. Assistência Estudantil: Pagamento de Taxa de Inscrição;
6. Assistência Estudantil: Pagamento de Taxa de Publicação.

Processos de Competência da PRPG – Pró Reitoria de Pós Graduação e iniciados internamente pelos servidores da UFCG:
1. Documentação e Informação: Serviço de Tradução
2. Documentação e Informação: Serviço Editorial/Gráfico

Processos de Competência da SRH – Secretaria de Recursos Humanos e iniciados internamente pelos servidores da UFCG:
1. Pessoal: Incentivo à Qualificação;
2. Pessoal: Progressão por Capacitação.

Processo de Competência da PRGAF – Pró Reitoria de Gestão Administrativo-Financeira e iniciado internamente pelos servidores da UFCG:
1. Pessoal: Diárias e Passagens no EXTERIOR.

É válido ressaltar que informações pormenorizadas quanto à instrução dos processos são de responsabilidade dos setores competentes, cabendo ao Suporte dirimir questões técnicas correlacionadas ao uso e aplicação do SEI.

Reiteramos que para fins de reciclagem e manutenção do conhecimento do sistema, manteremos amplo material de suporte na página do SEI UFCG e nas mídias sociais do Suporte SEI. Além disso, a Escola Nacional de Administração Pública (ENAP) dispõe de curso do SEI na modalidade EaD, bastando que o interessado navegue até a seção “Documentos, informação e conhecimento” por meio do link https://evg.gov.br/catalogo#inicio-listagem-cursos e faça a sua matrícula.

O Suporte SEI-UFCG coloca-se à disposição para quaisquer esclarecimentos que se façam necessários, respondendo prioritariamente às demandas encaminhadas para o e-mail sei@ufcg.edu.br.

Suporte SEI – Comunicado – Verificação de Processos e outras demandas.

O Suporte SEI reitera a recomendação para que todos os Servidores (Docentes ou Técnicos) da UFCG, verifiquem o seu regular acesso ao Sistema Eletrônico de Informações – SEI, efetuando urgentemente o cadastro no PSI (condição prévia para acesso ao SEI) caso ainda não o tenham. Outrossim, solicita especialmente aos que desempenham funções nas Coordenações de Graduação que atentem para a “dupla lotação” no SEI, Unidade Acadêmica – Sistema de Hierarquia Automático Gerado pelo SRH, e, Coordenação de Graduação – Ambiente criado pelo Suporte SEI a partir de levantamento in loco para otimizar a rotina de processos eletrônicos restringindo-os à graduação.

TODOS os processos da Graduação gerados pelos alunos via módulo de peticionamento estão sendo encaminhados pelos protocolos para o ambiente “Coordenação de Graduação”. Neste sentido, verificamos a partir de levantamento no SEI, que vários processos estão abertos nas Coordenações de Curso aguardando análise, despacho e encaminhamento.

O procedimento de abertura do SEI para verificação de processos recebidos deve ser diário e contínuo. Novos processos estão sendo originados todos os dias pelos mais de 120 usuários externos já habilitados pelo Suporte para utilização do módulo de Peticionamento Eletrônico do SEI.

Reiteramos que para fins de reciclagem e manutenção do conhecimento do sistema, manteremos amplo material de suporte na página do SEI UFCG e nas mídias sociais do Suporte SEI. Além disso, a Escola Nacional de Administração Pública (ENAP) dispõe de curso do SEI na modalidade EaD, bastando que o interessado navegue até a seção “Documentos, informação e conhecimento” por meio do link https://evg.gov.br/catalogo#inicio-listagem-cursos e faça a sua matrícula.

O Suporte SEI-UFCG coloca-se à disposição para quaisquer esclarecimentos que se façam necessários, respondendo prioritariamente às demandas encaminhadas para o e-mail sei@ufcg.edu.br.

Suporte SEI – Nova forma de autenticação de documentos digitalizados no SEI-UFCG.

Suporte SEI – Comunicado aos Servidores da UFCG:

O Suporte SEI-UFCG comunica a todos os Servidores que não é mais obrigatória a utilização do TOKEN para autenticação de documentos externos, digitalizados, quando estes forem inseridos no SEI. Agora, para proceder com a autenticação de tais documentos, deverá o servidor clicar no ícone “Autenticar Documento” e autenticá-lo com a senha de acesso ao SEI (a mesma senha utilizada no PSI). O procedimento torna-se, portanto, bem mais intuitivo, célere e igualmente seguro.

Tal decisão fundamenta-se na necessária simplificação dos atos administrativos, cerne do Decreto N° 9094 de 17 de julho de 2017 e no texto legal do Decreto Nº 8.539 de 8 de outubro de 2015, especificamente seu artigo 6º, cuja íntegra transcrevemos:

A autoria, a autenticidade e a integridade dos documentos e da assinatura, nos processos administrativos eletrônicos, poderão ser obtidas por meio de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, observados os padrões definidos por essa Infraestrutura.

§ 1º O disposto no caput não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem identificação por meio de nome de usuário e senha. (Grifo nosso).

Por fim, o Suporte SEI-UFCG reitera o seu compromisso em buscar continuamente soluções que tragam celeridade e eficiência nas atividades laborais desenvolvidas na Instituição e coloca-se à disposição para quaisquer esclarecimentos adicionais que se façam necessários.

 

Suporte SEI: Início da Tramitação dos Processos Eletrônicos (Informes e Demandas).

COMUNICADO.

É com imensa satisfação que reiteramos o já anunciado início dos Processos Eletrônicos para a Graduação. O desafio é proporcional aos benefícios que essa quebra de paradigma trará na rotina de trabalho dos servidores. Economicidade, celeridade e publicidade são apenas alguns dos atributos que estão intrínsecos à mudança aqui narrada.

Neste sentido, é de extrema importância que os sujeitos envolvidos atuem conforme as suas competências e habilidades com o máximo grau de envolvimento! Todos, sem exceção, podem e devem contribuir para a melhora da proposta que para o momento e dentro das perspectivas analisadas foi cristalizada como o procedimento que será detalhado aqui. 

1. Abertura do Processo;

Todos os processos da graduação que são provocados por alunos, ex-alunos ou usuários que não possuem vínculo direto com a UFCG, serão realizados mediante acesso ao módulo de Peticionamento Eletrônico do SEI.

2. Requisitos para acesso ao módulo;

Todo e qualquer usuário que queira usar o módulo de peticionamento deverá se cadastrar previamente. O procedimento exige a entrega de documentos pessoais (RG, CPF e Comprovante de Residência), geração e assinatura de Termo de Declaração de Concordância e Veracidade. A ação é iniciada pelo usuário externo com o preenchimento de formulário eletrônico gerado no SEI e completada com a entrega nos Protocolos da documentação supracitada. O protocolo por seu turno, gera um processo eletrônico e encaminha para o Suporte SEI habilitar o usuário no sistema. Os procedimentos podem ser visualizados na íntegra por meio de vídeos tutoriais destinados aos servidores dos protocolos e aos interessados que queiram se cadastrar como usuários externos.

3. Peticionamento e digitalização de documentos necessários à instrução;

Após a liberação do acesso ao usuário externo, estará este apto à abertura de quaisquer um dos 25 tipos de processos liberados para este fim. TODOS os processos estão classificados e nomeados de acordo com as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos. O usuário irá escolher o tipo diretamente em uma lista, preencher um formulário com informações pessoais e específicas ao pedido e selecionar o protocolo que acolherá a documentação complementar à instrução e que necessite ser digitalizada. A documentação relacionada será aquela constante no Manual da PRE. Gerado o processo eletrônico, deverá o interessado dirigir-se ao Protocolo do seu Centro/Campi para providenciar a digitalização e juntada no processo. Feito o procedimento, o setor de Protocolo encaminhará o processo eletrônico para a Coordenação de Graduação e/ou PRE conforme o caso.

4. Operacionalização nos Processos;

Certidões e despachos que são utilizados nos processos físicos serão as mesmas utilizadas no SEI. A análise e tramitação do processo permanece inalterada O que muda é apenas o meio que deixa de ser físico e passa a ser eletrônico. Por isso não serão criados pelo Suporte SEI, após gerado o processo eletrônico pelo usuário externo, documentos relacionados para cada tipo. O servidor que decide no processo é a pessoa mais competente para instruí-lo dentro de sua especificidade, podendo utilizar os seus documentos próprios já produzidos, tendo o máximo cuidado de replicá-los dentro do SEI usando o Editor de Textos nativo do Sistema. Uma vez utilizado, este documento pode ser relacionado em “Modelos Favoritos” ou pode se criar um “Texto Padrão” para cada situação. Tudo dentro do próprio SEI! Outra ferramenta de melhoria de fluxo é a criação da “Base de Conhecimento” que poderá ser produzida pelos setores envolvidos e incluída e/ou alterada a qualquer tempo.

5. Suporte aos usuários;

Caberá ao Suporte SEI dirimir as questões técnicas de utilização do SEI. Instrução de processos, documentos necessários e outras questões específicas deverão ser dirimidas por quem tem competência institucional para tal. Entendemos que o mais importante é o fluxo contínuo de informações entre os setores para que o procedimento geral seja o mais claro possível para toda a comunidade acadêmica.

Por fim, gostaríamos de agradecer todos os que até aqui se empenharam para a realização deste feito. Deixamos aqui os mais sinceros votos de sucesso!

Respeitosamente,

Suporte SEI-UFCG

Suporte SEI – Cadastro de Usuários Externos (Estudantes da Graduação e outros…).

COMUNICADO

O Suporte SEI-UFCG vem perante a comunidade acadêmica informar que os processos da Graduação listados na Ordem de Serviço 01/2018 estarão disponíveis para abertura via módulo de Peticionamento Eletrônico do SEI a partir do dia 01/05/2018.

Para tanto, faz-se necessário que os interessados façam o cadastro para fins de ativação e habilitação de acesso ao módulo de peticionamento do SEI como usuário externo. O procedimento está detalhado em vídeo disponibilizado na página do Suporte SEI ou clicando diretamente no link https://www.youtube.com/watch?v=mO-1f7zx3ZI.

O procedimento para ativação do usuário externo já poderá ser realizado exatamente conforme ilustrado no vídeo, todavia, mesmo habilitado, não poderá o interessado peticionar antes do dia 01/05/2018, quando efetivamente estarão disponíveis os processos da graduação. O suporte SEI alerta que este procedimento estará disponível permanentemente e recomenda que o interessado condicione o cadastro à efetiva necessidade de abertura de processo.

Maiores informações podem ser obtidas diretamente com o Suporte SEI através da nossa página www.sei.ufcg.edu.br ou através dos telefones 2101-1994 / 1243 / 5818.