Orientações

#1 Inclusão de documentos externos

Devido à preocupação constante com a segurança da informação no sentido de preservar, no transcorrer dos anos, o conteúdo informacional e o valor do documento eletrônico, orientamos que sejam inclusos como documentos externos no SEI somente documentos em PDF (usado para texto) e JPG (utilizado para fotografias e figuras), pois estes formatos possuem propriedades que garantem que o documento mantenha todas as características originais estabelecidas pelo produtor da informação e asseguram que o documento esteja sempre disponível para o uso legítimo e probatório a qualquer tempo.

Ao incluir documentos de outros formatos, como, por exemplo, Word, Excel ou PowerPoint, surgem os problemas de compatibilidade e emulação de versões. Pode­se perder a capacidade de recuperar o documento e interpretar os dados armazenados. Não há garantia de que esses arquivos possam ser abertos e decodificados daqui a 50 anos, por exemplo. Já PDF e JPG são formatos de arquivo usados para exibir e compartilhar documentos eletrônicos de maneira compatível, independentemente de software, hardware ou sistemas. É um padrão internacional aberto mantido pela International Organization for Standardization (ISO) e salvaguardará o arquivamento de longo prazo dos documentos eletrônicos que sobreviverão por mais tempo do que a capacidade dos sistemas de recuperá­los. No caso de e­mail ou anexo de e­mail oriundos do SEI recomenda­se que a mensagem e seus anexos tenham também, preferencialmente, os formatos PDF e JPG

#2 Editor de textos do SEI

A fim de manter a originalidade e o valor probatório dos documentos administrativos da UFCG, que gerem direitos, deveres e consequentes decisões, recomendamos que os documentos sejam produzidos diretamente pelo editor de textos do SEI, pois serão nato-­digitais, originais e assinados eletronicamente. Entretanto, os documentos produzidos em word, digitalizados e incluídos no SEI são apenas cópias digitalizadas, sem assinatura eletrônica. Sendo assim, tornas-se obrigatória a guarda do documento físico.

Portanto, recomendamos que todos os documentos de expediente sejam elaborados exclusivamente pelo próprio editor de textos do SEI, não sendo permitida a produção de documentos em outros softwares e posteriormente incluí­-los como documentos externos.

Exemplo: produzir documento no software Microsoft Word, assinar, digitalizar e depois incluir o arquivo digitalizado em processo do SEI como documento externo.

#3 Digitalização de documentos

Se houver necessidade de incluir no SEI documento digitalizado É ACONSELHÁVEL respeitar as orientações abaixo:

#4 Nível de acesso dos documentos

A fim de fazer cumprir a principal diretriz da Lei de Acesso à Informação -­ LAI 12.527 que é a publicidade e a transparência das informações, orientamos que, em regra, o nível de acesso seja sempre público para o Memorando­-Circular e o Ofício­Circular. Inclusive é desejável que a maioria dos tipos de processo ou documentos elaborados não possuam restrição de acesso. Documentos com caráter informativo devem ter o nível de acesso público.

Ao inserir documentos em processo público, recomenda­-se não incluí-­los com nível de acesso restrito ou sigiloso.

Com o propósito de elucidar quais assuntos possuem restrição de acesso, exemplificamos abaixo:

Documentos sigilosos:­ São aqueles que contenham informações pessoais e funcionais com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem, prevenção e diagnóstico médico, ação judicial, apuração de responsabilidade e representação contra servidor (técnico ou professor).

Documentos restritos:­ São passíveis de serem restritos os documentos que contenham informações com o intuito de proteção do interesse da UFCG ou proteção institucional, seja orçamentária e financeira. São exemplos desses documentos os pareceres e os documentos que subsidiam algumas decisões dos dirigentes, tais como documentos que embasarem decisões orçamentárias, financeira e/ou consultiva. Além desses, também há uma proteção especial para os documentos que trazem argumentos e conteúdo para os processos que culminarão com edição de algum ato normativo. A restrição temporária de acesso nesse caso é prevista no art. 20 do Decreto 7724/2012 e aplica-­se somente até o momento em que haja uma posição final sobre o assunto que é objeto do documento ou processo, ou, ainda, quando seja editado o ato que aquele documento ou processo subsidiou. Logo, quando expirar a causa da restrição, deve ser alterada a classificação do processo ou documento de acesso restrito para acesso público.

Torna-­se terminantemente proibido dar ciência a terceiros dos processos públicos de licitação que possuam Termo de Referência e Projeto Básico antes dos editais serem publicados em Diário Oficial.

Também se deve levar em consideração que, ao se criar um processo com nível de restrição de acesso, todos os documentos nele inseridos, independentemente de serem públicos ou não, assumirão o comportamento do maior nível de restrição de acesso, ou seja, o conjunto sempre assumirá as características do maior nível de restrição de acesso.

Os processos sigilosos não são recuperáveis pela pesquisa e não são registrados nas estatísticas do sistema. Já os processos restritos podem ser recuperados pela funcionalidade de pesquisa.

#5 Referenciar documentos usando o botão SEI!

A operação de referência a documentos ou a processos (link) deve ser, exclusivamente, realizada por meio do botão específico do SEI inserir um link, seja para documento/processo ou para URL (veja o item #6 no link http://www.sei.ufcg.edu.br/?page_id=1598). O link permitirá que o usuário tenha acesso ao documento referenciado, ainda que seja um documento restrito. Não será possível criar links para documentos contidos em processos sigilosos, com exceção de referências para documentos do próprio processo sigiloso (auto referência).

#6 Processo de Diárias e Passagens

O Processo de Diárias e Passagens será iniciado com o nível de acesso público. Ademais, todas as informações sobre os procedimentos adotados para abertura do Processo estão disponíveis no link https://www.sei.ufcg.edu.br/?page_id=5.

#7 Formato PDF/A para documentos digitalizados

Tendo em vista a transição segura do documento em papel para o formato eletrônico em decorrência da digitalização, bem como a rápida obsolescência tecnológica e as mudanças constantes na tecnologia, sugerimos que seja utilizado para o armazenamento dos arquivos digitalizados o formato Padrão ISO PDF/A.

Cabe ressaltar que o processo eletrônico é política pública e como tal ainda há necessidade de preservar as informações armazenadas em documentos eletrônicos por longos períodos de tempo.

#8 Para que um documento seja assinado na minha unidade e em outra unidade é preciso colocar em um Bloco de Assinaturas?

Resposta: Sim. Sua unidade tem a opção de assinar ou não o documento. Caso ele não seja assinado na sua unidade, ele será considerado como uma minuta. Para que outra unidade possa assinar o documento, é necessário coloca-lo em um Bloco de Assinatura, disponibilizando-o para a outra unidade. Caso necessário, avise a outra unidade de que existem documentos a serem assinados.

#9 Posso atribuir processo para uma pessoa de outra unidade?

Resposta: Não. Só é possível atribuir processos para pessoas que estão habilitadas para a sua unidade.

#10 Não consigo enviar um documento por correio eletrônico/e-mail pelo SEI, o campo "De:" (remetente), não está habilitado. Como devo proceder?

Resposta: Nesse caso, é necessário fazer uma solicitação ao Suporte do SEI! (pelo Helpdesk do STI ou e-mail sei@ufcg.edu.br, COM O ASSUNTO: CADASTRO DE EMAIL DA UNIDADE), informando:

  • o e-mail da unidade;
  • sigla da unidade no SEI.

OBS.: Se a unidade não tiver Email Institucional Setorial, seguir os procedimentos a seguir: https://www.sei.ufcg.edu.br/?wpdmpro=manual-psi-cadastrar-novo-usuario&wpdmdl=1977

#11 Não tem meu cargo para assinar os documentos, o que fazer?

Resposta: É necessário solicitar a habilitação da assinatura do seu cargo para o Suporte do SEI! (pelo Helpdesk do STI ou e-mail sei@ufcg.edu.br, COM O ASSUNTO: CADASTRO DE ASSINATURA DE DOCUMENTOS), informando:

  • quais são os cargos faltantes e
  • a sigla da unidade no SEI, disponível no canto superior direito.

No exemplo acima, a sigla da unidade é "ArquivoGeral.Sede".

#12 É possível colocar em ordem alfabética os nomes dos usuários na ferramenta "atribuição de processo"?

Resposta: Não. O sistema organiza os servidores e colaboradores automaticamente, tendo como critério a ordem numérica ou alfabética dos usuários da unidade, dependendo se ela utiliza o CPF, e-mail ou número de matricula.

#13 Como acessar o SEI?

Resposta: O SEI! pode ser acessado através do link www.sei.ufcg.edu.br/sei, devendo ser utilizado o mesmo login e senha do PSI.

#14 Caso eu ainda não tenha um usuário e uma senha, como devo proceder?

Resposta: Acessar o Portal de Sistemas Integrados (PSI), clicar no botão "Cadastrar Acesso" e seguir as instruções da tela.

#15 O que precisa ser digitalizado?

Resposta: É importante salientar que a prioridade não é a digitalização de documentos e processos. O que se pretende incentivar com a adoção do SEI na UFCG é que se passe a produzir documentos nato-digitais, ou seja, documentos já nascidos em meio eletrônico. Porém, no caso de processos e documentos que já foram produzidos em papel e que precisam ser tramitados, é necessário que se providencie a digitalização para possibilitar sua inserção no sistema. A partir desse momento, toda a tramitação deverá ser realizada pelo SEI.

#16 Quem vai realizar a digitalização de processos e documentos na UFCG?

Resposta: Todas as unidades da UFCG poderão providenciar a digitalização de seus documentos e a inserção desses documentos no SEI, desde que tenham disponíveis:

1. Escâneres que possuam:
    - OCR (Optical Character Recognition) - tecnologia que permite converter tipos diferentes de documentos em dados pesquisáveis e editáveis. Esse procedimento é necessário para a recuperação das informações do documento pela funcionalidade "Pesquisa" do SEI; e
    - Pelo menos 300 DPI de resolução.
2. Certificação digital - emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil.
Caso a unidade não tenha esses escâneres e certificados digitais disponíveis, será possível encaminhar os documentos à unidade de protocolo do seu Campus, que ficará responsável por digitalizar os documentos e por inserir os documentos digitalizados no sistema, encaminhando-os, em meio digital, para a unidade que demandou a digitalização. A partir desse momento, toda a tramitação deverá ser realizada pelo SEI. 
Manual de Digitalização do Ministério da Justiça (orientações básicas): http://www.sei.ufcg.edu.br/?wpdmpro=manual-de-digitalizacao-de-processos-ou-documentos-fisicos&wpdmdl=1763
#17 O que faço com a documentação em papel que minha unidade digitalizou e já inseriu no sistema?

Resposta: Todos os documentos e processos digitalizados e inseridos no sistema deverão ser encaminhados ao Arquivo Geral após cumprir os prazos estabelecidos pela Tabela de Temporalidade de Documentos.

Portanto, os documentos deverão ser arquivados na própria unidade. É importante lembrar que nenhum documento digitalizado poderá ser eliminado pelas unidades da UFCG.

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