O que muda com o SEI

A Universidade Federal de Campina Grande iniciou no dia 03/09/2015 o projeto voltado à implementação do Sistema Eletrônico de Informações – SEI, software que visa gerenciar toda a documentação administrativa em ambiente virtual. O objetivo é implantar integralmente, até dezembro de 2016, solução de sistema eletrônico que elimine ou reduza o uso de papel, que seja simples e intuitivo, que elimine o retrabalho e otimize as rotinas, e que favoreça o trabalho colaborativo.

Para isso, a UFCG escolheu o Sistema Eletrônico de Informações (SEI!), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e escolhido pelo Ministério do Planejamento, para ser a ferramenta de trabalho que engloba um conjunto de módulos e funcionalidades que promovem a eficiência administrativa. Trata-se também de um sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho, tendo como principais características a libertação do paradigma do papel como suporte físico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real. É uma ferramenta que permite a produção, edição, assinatura e trâmite de documentos dentro do próprio sistema, de forma online.

A implantação do SEI na UFCG é uma decisão institucional, com apoio da alta administração, bem como está alinhada aos instrumentos estratégicos do órgão. O sistema facilitará a tramitação de expedientes, como: memorandos, informações, processos administrativos, e mesmo ofícios, de forma virtual.

A UFCG decidiu implantar o SEI a partir da necessidade de automatizar os processos administrativos, de eliminar ou reduzir o uso do papel, e de otimizar as rotinas de trabalho, favorecendo o trabalho colaborativo e a redução de gastos.

Além de reduzir o uso do papel, de otimizar as rotinas de trabalho, favorecer o trabalho colaborativo e a redução de gastos, o SEI também contempla os procedimentos arquivísticos relacionados à Gestão de Documentos. Os Instrumentos Técnicos (Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de documentos) estão inseridos no sistema. Dessa forma, toda documentação produzida dentro do SEI será classificada de acordo com o Código de Classificação e, consequentemente, os prazos de guarda dos documentos estarão definidos, facilitando a avaliação documental – preservando a documentação de valor permanente e a eliminação dos documentos destituídos de valor, seguindo os procedimentos estabelecidos pelo Arquivo Nacional.

O SEI foi selecionado pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão – MP como solução para o Processo Eletrônico Nacional (PEN), que visa a obtenção de substanciais melhorias no desempenho dos processos da administração pública, com ganhos em agilidade, produtividade, satisfação do público usuário e redução de custo.

Coordenado pela Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do MP, a SLTI, o PEN pretende incentivar o método na administração pública.

O projeto já envolve mais de 40 órgãos federais, estaduais e municipais e a estimativa é que a economia de pessoal, equipamentos e papel gire em torno de R$ 1 bilhão já neste primeiro ano de implantação, se mantidos os patamares alcançados com os projetos-piloto.

Só no Ministério das Comunicações (Minicom), o PEN trouxe uma economia de mais de R$ 500 mil reais nos gastos com aluguel de impressoras e impressão em 2014. Já a duração média da tramitação no órgão passou de 199 para 25 dias.

O Projeto SEI! UFCG contribuirá para a atuação mais eficiente da Autarquia, na medida em que otimizará das rotinas de trabalho, disponibilizará instrumentos de gestão de casos e das equipes, e possibilitará a organização do conhecimento gerado dentro da Universidade. Ademais, a eliminação de papel com a adoção do processo eletrônico promove a sustentabilidade econômica e ambiental, além de redução os custos de transação para os administrados.

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), é uma plataforma que engloba um conjunto de módulos e funcionalidades que promovem a eficiência administrativa. Trata-se de um sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho, que tem como principais características o fim do paradigma do papel como suporte físico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real.

O SEI é uma ferramenta que possibilita a produção, edição, assinatura e trâmite de documentos dentro do próprio sistema. Além disso, proporciona a virtualização de processos e documentos, propiciando a atuação simultânea de várias unidades, ainda que distantes fisicamente, em um mesmo processo, reduzindo o tempo de realização das atividades.

Quanto custa o SEI?

Nada. O SEI foi concebido e desenvolvido pelos servidores públicos do TRF4 e é cedido gratuitamente para as instituições públicas.

De modo geral, cada processo passa por várias unidades, responsáveis por análises, despachos e outras providências. Com isso, o tempo médio de tramitação de grande parte dos processos pode chegar a quase três anos. Experiências de outros órgão que implantaram o SEI revelam que este tempo pode ser reduzido de 40% a 80% como uso adequado da ferramenta.

Links:

Apresentação do Sistema (https://www.youtube.com/watch?v=8c1RdDzpeTw)

Quem já utiliza:

Lista dos órgãos que já utilizam o SEI.