O Projeto SEI! UFCG tem como objetivo implantar solução de processo eletrônico na Universidade que elimine ou reduza drasticamente o uso de papel, que seja simples e intuitivo, que elimine o retrabalho e otimize as rotinas, e que favoreça o trabalho colaborativo.
A solução deve possibilitar a geração de relatórios e estatÃsticas, facilitando a produção de informações e a gestão efetiva dos casos e das equipes.
A solução deverá atender os requisitos de segurança, acessibilidade e interoperabilidade do Governo Federal e deverá ser compatÃvel com os patamares orçamentários e com a estrutura da equipe de TI da Autarquia.
A solṳ̣o escolhida para a cria̤̣o e tramita̤̣o de processos e documentos de maneira virtual foi o SEI (Sistema Eletr̫nico de Informa̵̤es) que ̩ a mesma escolhida pelo Minist̩rio do Planejamento como ferramenta do Processo Eletr̫nico Nacional РPEN.
A primeira etapa do projeto está em fase de implementação e seu escopo foi organizado conforme abaixo:
1)Â Plano de Gerenciamento do Projeto:
- Plano elaborado de acordo com a metodologia SISP, metodologia de Gerenciamento de Projetos do SISP (MGP-SISP).
2) Acordos de Cooperação Técnica (TRF4/MPOG)
- Celebração dos Acordos de Cooperação Técnica (ACT) com o MPOG e o TRF4 para, respectivamente, adesão ao PEN, e obtenção do código fonte do SEI. Os planos de trabalho dos ACT deverão contemplar ainda a capacitação da equipe do projeto tanto para utilizar a ferramenta como para adoção de boas práticas de gestão do conhecimento e gestão da mudança.
3) Implantação SEI
- Implantação e parametrização do SEI, com as customizações consideradas essenciais para adequá-lo à s necessidades da Universidade, em especial dos processos finalÃsticos, visto que o SEI passará a ser a solução de suporte ao negócio da Autarquia. Esse grupo contempla ainda as entregas de tecnologia relacionadas à definição de regras de autorização e autenticação, à homologação e entrada em produção da ferramenta.
4) Gestão de mudança organizacional
- Contempla as ações de endomarketing, para promover a mudança de cultura para o trabalho sem papel, bem como a capacitação de usuários e campanha de comunicação externa.
5)Â Atos normativos e estrutura organizacional
- Esse grupo contempla a elaboração e aprovação dos atos normativos necessários para o uso do processo eletrônico, assim como a definição de processos de gestão do SEI; a criação do núcleo de gestão negocial e help desk do SEI no Protocolo Geral (PG); e a definição/aplicação de polÃticas de TI.
6)Â Encerramento do projeto
- Providências de registro do encerramento do projeto e desmobilização da equipe, bem como agradecimentos aos parceiros e realização de pesquisas de satisfação.
