O Projeto SEI! UFCG tem como objetivo implantar solução de processo eletrônico na Universidade que elimine ou reduza drasticamente o uso de papel, que seja simples e intuitivo, que elimine o retrabalho e otimize as rotinas, e que favoreça o trabalho colaborativo.

A solução deve possibilitar a geração de relatórios e estatísticas, facilitando a produção de informações e a gestão efetiva dos casos e das equipes.

A solução deverá atender os requisitos de segurança, acessibilidade e interoperabilidade do Governo Federal e deverá ser compatível com os patamares orçamentários e com a estrutura da equipe de TI da Autarquia.

A solução escolhida para a criação e tramitação de processos e documentos de maneira virtual foi o SEI (Sistema Eletrônico de Informações) que é a mesma escolhida pelo Ministério do Planejamento como ferramenta do Processo Eletrônico Nacional – PEN.

A primeira etapa do projeto está em fase de implementação e seu escopo foi organizado conforme abaixo:

1)  Plano de Gerenciamento do Projeto:

• Plano elaborado de acordo com a metodologia SISP, metodologia de Gerenciamento de Projetos do SISP (MGP-SISP).

2)  Acordos de Cooperação Técnica (TRF4/MPOG)

• Celebração dos Acordos de Cooperação Técnica (ACT) com o MPOG e o TRF4 para, respectivamente, adesão ao PEN, e obtenção do código fonte do SEI. Os planos de trabalho dos ACT deverão contemplar ainda a capacitação da equipe do projeto tanto para utilizar a ferramenta como para adoção de boas práticas de gestão do conhecimento e gestão da mudança.

3)  Implantação SEI

• Implantação e parametrização do SEI, com as customizações consideradas essenciais para adequá-lo às necessidades da Universidade, em especial dos processos finalísticos, visto que o SEI passará a ser a solução de suporte ao negócio da Autarquia. Esse grupo contempla ainda as entregas de tecnologia relacionadas à definição de regras de autorização e autenticação, à homologação e entrada em produção da ferramenta.

4)  Gestão de mudança organizacional

• Contempla as ações de endomarketing, para promover a mudança de cultura para o trabalho sem papel, bem como a capacitação de usuários e campanha de comunicação externa.

5)  Atos normativos e estrutura organizacional

• Esse grupo contempla a elaboração e aprovação dos atos normativos necessários para o uso do processo eletrônico, assim como a definição de processos de gestão do SEI; a criação do núcleo de gestão negocial e help desk do SEI no Protocolo Geral (PG); e a definição/aplicação de políticas de TI.

6)  Encerramento do projeto

• Providências de registro do encerramento do projeto e desmobilização da equipe, bem como agradecimentos aos parceiros e realização de pesquisas de satisfação.